Bouwkosten makkelijk onder controle bij DHV dankzij Jura van Nxtapps

"Jura van Nxtapps is een goed doordacht en doeltreffend systeem"

Anno 2021 zijn er nog verrassend veel organisaties die voor het managen van een specifiek proces Excelsheets gebruiken. De meeste processen zitten al in slimme, veilige applicaties – al dan niet in de cloud - maar hier en daar komt er nog een konijn uit de hoge hoed. Dat geldt zelfs voor grote internationale organisaties. Ingenieursbureau DHV was tot voor kort geen uitzondering. Hun team Bouw en Industrie werkte met Excelsheets voor de beheersing en financiering van grote bouwprojecten. Een proces dat wel wat verbetering kon gebruiken, en gelukkig kon Motiv-Nxtapps hiermee helpen.

OVER DE KLANT

DHV Bouw en industrie was een onderdeel van DHV: een ingenieursbureau dat in 2012 is samengegaan met Royal Haskoning. Samen vormen de twee ingenieursbureaus nu Royal HaskoningDHV; een onafhankelijke internationaal opererende onderneming van ingenieurs, projectmanagers en consultants.

Royal HaskoningDHV of ‘RHDHV’ levert diensten op het vlak van onder meer luchtvaart, gebouwen, energie, industrie, infrastructuur, stedelijke en plattelandsontwikkeling en water. Zo bedenken en ontwerpen ze slimme steden, luchthavens, havens, en gebouwen. Het bedrijf heeft ongeveer 6.000 medewerkers in dienst, verdeeld over 140 landen.

Als bedrijfsdoel heeft RDHV enhancing society together: samen met anderen een positief verschil maken in de wereld. In hun woorden: “We vernieuwen industrieën, ontwikkelen samen met anderen oplossingen voor schone energie of schoon water door slimme data te gebruiken, informatiestromen en modellen te digitaliseren. In toenemende mate verbinden we de digitale met de echte wereld.”

Ten tijde van dit project werkten we intensief samen met DHV Bouw en industrie; een onderdeel dat sindsdien is opgegaan in onder meer de Royal Haskoning DHV-diensten Bouwkostenadvies en Industriële automatisering, machineveiligheid en cybersecurity.

UITDAGING

De beheersing en financiering van grote bouwprojecten is een enorme, complexe klus. Plannen en risico’s veranderen voortdurend. Er zijn veel onderlinge afhankelijkheden. En een kleine fout kan grote gevolgen hebben.

De adviseurs en kostenmanagers van Royal HaskoningDHV (RHDHV) zijn experts op het gebied van kosten- en risicomanagement. Tot enkele jaren terug maakten zij gebruik van Excelsheets om alle relevante informatie te managen. Die Excelsheets werden in de loop der tijd – begrijpelijk – enorm, en zeer complex. Zou je zo’n Excelscheet uitprinten, dan zou je er letterlijk een woonkamer mee kunnen behangen. En als zo’n sheet per abuis gedeeld zou worden met een verkeerde ontvanger, zou dat security- en privacyrisico’s met zich meebrengen.

De complexiteit van de Excelsheets maakte ook dat na een tijd slechts enkele medewerkers voldoende kennis hadden om ermee te werken. De rest kopieerde bij de start van een nieuw project simpelweg de sheet, en begon aan een invuloefening. Eventuele fouten werden mogelijk vanzelf mee gekopieerd; een vergissing die in een groot project miljoenen euro’s kon kosten. Diepgaande kennis over het achterliggende proces leefde in de hoofden van slechts een paar mensen. Dit zou een bedrijfsrisico kunnen opleveren, en een mogelijke bottle neck kunnen worden voor de voortgang van projecten.

OPLOSSING

Motiv-Nxtapps ontwikkelde samen met DHV de webapplicatie ‘Jura’. Dit is een bouwkostenmanagementsysteem, dat medewerkers helpt om op tijd in te spelen op veranderingen van bouwkosten, planningen, indexeringen en risicoprofielen.

Onze analisten startten met een diepgaande analyse van de Excelsheets die op dat moment werden gebruikt. En van het proces en de werkwijze hier omheen. Uit ervaring wisten we dat het erg belangrijk is om de eindgebruikers ook te vragen welke ‘trucjes’ zij inzetten tijdens het werken met de Excels. Die trucjes zijn vaak belangrijke aanwijzingen om erachter te komen wat eigenlijk de prettigste werkwijze is voor de gebruiker. En idealiter implementeren we die natuurlijk direct in de nieuwe applicatie. Zonder onnodige legacy mee te nemen uit de Excel-systematiek. En met grote verbeteringen op het vlak van security. Alleen geautoriseerde gebruikers zouden voortaan bij informatie over de bouwkosten, risicoprofielen etc. kunnen komen.

Jura kreeg onder meer de volgende functionaliteit:

Het invoeren van kostenramingen;
Tijdsinvloeden extrapoleren op de ramingen;
Ramingen omzetten naar opdrachten;
Meer- en minderwerk van opdrachten verwerken;
Facturen inboeken van opdrachten;
Projectstanden kunnen opvragen;
Projectstanden vergelijken;
Risico assessments uitvoeren;
Cashflow-berekeningen uitvoeren;
Diverse output- en rapportage mogelijkheden.

De output van het systeem zag er bijvoorbeeld zo uit:

Een van de bijzondere kenmerken van Jura is dat het gebruikt kan worden door het interne projectteam, maar ook door de verschillende externe stakeholders. Zoals de opdrachtgever(s) en de aannemers. Allemaal volgens best practices op het vlak van security en toegangsmanagement. Hems van der Vegte (directeur DHV Bouw en industrie) zei dan ook over de applicatie:

“De Jura-applicatie is goed doordacht en doeltreffend.”

RESULTAAT

Jura is een applicatie geworden waarmee DHV in elke projectfase en op ieder moment projectinvloeden kan doorrekenen. En actuele prognoses kan maken van projectkosten, inclusief rapportages van de financiële situatie. Zo kan er snel worden bijgestuurd als zich veranderingen voordoen. Met up-to-date kennis over wat dat betekent voor de financiën.

Dankzij Jura kon DHV afstappen van het managen vanuit Excelsheets. Met zodoende een kleinere kans op technische issues, handmatige (kopieer-)fouten, en datalekken. En met meer kansen voor interne kennisdeling, en archivering (i.v.m. compliance). Een grote stap vooruit op meerdere vlakken.