Maatwerk Klanten Portaal – Maandelijkse rapportages binnen handbereik

Nxtapps heeft voor Motiv ICT security een maatwerk klantenportaal voor security rapportages gerealiseerd. Dit klantenportaal genaamd Motiv Reporting Portal (MRP) is in maart 2021 opgeleverd.

Maandelijkse rapportages, waar laat je die?

Als ICT-security bedrijf ontzorgt Motiv haar klanten op gebied van beschikbaarheid en veiligheid van ICT-infrastructuren. Alle afspraken over deze dienstverlening vastgelegd in een Service Level Agreement of SLA. Hierin staat informatie over beschikbaarheid en de afhandeling van verzoeken, incidenten en wijzigingen.

Maandelijks worden de resultaten van deze dienstverlening in een duidelijk rapport inzichtelijk gemaakt en met de klant gedeeld. De informatie voor deze rapportages komt uit diverse bronnen, zoals de ICT-servicedesk en het SOC (secure operating center).

Medewerkers van het Motiv SOC aan het werk met het beschermen van informatie voor haar klanten.

Voor iedere dienstverlener die periodiek de resultaten van haar dienstverlening inzichtelijk maakt, is het belangrijk om deze rapportages secuur en volledig te genereren. Dit maakt een geautomatiseerd rapportagesysteem wenselijk, dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

Naast het genereren van rapportages moet ook het delen van de informatie met klanten zorgvuldig gebeuren. Deze rapporten bevatten immers vertrouwelijke gegevens. Buitenstaanders verkrijgen zo mogelijk ongewenst inzichten. Daarom zijn deze rapportages niet geschikt voor een maandelijkse email. Overigens zijn de rapportjes geen spannend leesvoer om eens lekker voor te gaan zitten, je gebruikt het juist om iets op te zoeken, dus als naslagwerk.

Genoeg redenen voor Motiv om aan Nxtapps te vragen om een geautomatiseerde applicatie te maken voor het delen van rapportages met klanten. Een MRP-systeem (Motiv Reporting Portal). Dit systeem heeft als doel om de beschikbare rapportages volledig geautomatiseerd met klanten te delen, op een veilige manier.

Buy or build

Belangrijke randvoorwaarden die we als Nxtapps hebben gekregen is dat er nergens een extra handmatig proces ingericht wordt. De rapportage moet volledig geautomatiseerd worden. Iedereen heeft tenslotte al genoeg administratief werk.

Er zijn voldoende systemen te vinden waarmee je gecentraliseerd rapportages kunt delen. Deze systemen hebben altijd hun eigen beheer-module wat extra werk oplevert. Sommige bevatten koppelingen die gedeeltelijke integraties mogelijk maken, maar er blijft altijd een handmatig proces, al is het maar voor de registratie van een nieuwe klant.

Hoe gaan we de voorwaarde van nul administratie dan voor elkaar krijgen? Kortom een flinke uitdaging!

Zonder administratie? Hoe heeft Nxtapps dit gerealiseerd?

Om te voorkomen dat de rapportages in mailboxen blijven hangen hebben we de distributie gecentraliseerd en een portaal ingericht. Hierin krijgen de klanten toegang tot hun eigen informatie als SLA’s, SLR’s, securityrapporten enzovoorts. Klanten hoeven niet apart in te loggen in het portaal. Dit nieuwe systeem sluit naadloos aan op het bestaande service managementsysteem waar de klanten al toegang hebben voor de servicedesk. Geen extra inlogprocedure, maar wel veilig.

Registratie van nieuwe klanten is geïntegreerd in het CRM en ERP systeem van Motiv en zorgt automatisch voor registratie in het klantenportaal. Geen administratieve last voor Motiv backoffice.

De servicemanager slaat de laatste versie van de SLA automatisch op in het portaal en hoeft dit niet apart te delen met de klant, ook geregeld.

Rapportages als SLR’s werden al automatisch gegenereerd vanuit het SOC en het servicedesk systeem. Middels de juiste scripts worden ze vanuit deze systemen automatisch beschikbaar gesteld in het klantenportaal en beschikbaar gesteld aan de klant, zonder manuele handelingen.

Schermvoorbeeld MRP

Resultaat is een continu toegankelijk systeem wat uitblinkt in eenvoud. De klant heeft direct vanuit de servicedesk toegang tot alle bijgewerkte informatie. Dat er achter de schermen allerlei processen op slimme manieren met elkaar verbonden zijn, daar ziet niemand iets van. Dat proces wordt prima beheerd en onderhouden door de specialisten van Nxtapps.

Meer weten?

Heb je zelf ook zo’n situatie waarvan je weet dat een maatwerk oplossing veel waarde kan brengen aan je organisatie, neem dan even contact op dan sparren we samen over mogelijke oplossingen.

Neem contact op met Alfons van Tongeren
 06 53 44 32 57  |   alfons.vantongeren@nxtapps.nl