PM navigator
OVER DE KLANT
Nxtapps werkte samen met DHV, een ingenieursbureau dat in 2012 is samengegaan met Royal Haskoning. Samen vormen de twee ingenieursbureaus nu Royal HaskoningDHV; een onafhankelijke internationaal opererende onderneming van ingenieurs, projectmanagers en consultants.
Royal HaskoningDHV of ‘RHDHV’ levert diensten op het vlak van onder meer luchtvaart, gebouwen, energie, industrie, infrastructuur, stedelijke en plattelandsontwikkeling en water. Zo bedenken en ontwerpen ze slimme steden, luchthavens, havens, en gebouwen. Het bedrijf heeft ongeveer 6000 medewerkers in dienst, verdeeld over 140 landen. Als het bedrijfsdoel heeft RDHV enhancing society together: samen met anderen een positief verschil maken in de wereld.
Dat doel steeft RHDHV na door een focus op duurzaamheid. Ze stimuleren geïntegreerde duurzame ontwikkeling op kennisgebieden waarin zij de expert zijn, en hun invloed kunnen uitoefenen. RHDHV-werknemers willen een positieve bijdrage leveren aan de toekomst en iets nalaten voor de volgende generatie. In hun woorden: “We vernieuwen industrieën, ontwikkelen samen met anderen oplossingen voor schone energie of schoon water door slimme data te gebruiken, informatiestromen en modellen te digitaliseren. In toenemende mate verbinden we de digitale met de echte wereld.”
UITDAGING
Met de fusie van DHV en Royal Haskoning werden niet alleen ambities en afdelingen samengevoegd, maar ook IT-systemen. Beide organisaties hadden uiteraard al het een en ander in huis aan software voor bijvoorbeeld projectmanagement. Tijdens en na de fusie werkte men toe naar een zoveel mogelijk eenduidig proces voor projectmethodiek, en de vastlegging daarvan in systemen.
Komen tot een gezamenlijk, uniform proces met de juiste ondersteuning vanuit de software was een uitdaging met grote complexiteit. Een uitdaging die voor de projectmanagers zelf ook aanzienlijke gevolgen had; aanvankelijk moesten zij werken met veel verschillende systemen tegelijk. En een overstap naar een gezamenlijke methodiek kost tijd en energie – en dus een vermindering in efficiëntie.
OPLOSSING
Motiv-Nxtapps schoot te hulp door het bouwen van de zogenaamde ‘PM Navigator’: een workflow-oplossing die projectmanagers (‘PM’) helpt om handig te navigeren door de interne systemen. Het projectteam van RHDHV had voor aanvang van het project al een schets gemaakt voor het bedrijfsproces dat de projectmanagers zouden moeten gaan volgen. Deze schets is verder uitgewerkt, en als basis gebruikt tijdens de bouw van de PM Navigator.
De PM Navigator is zo gebouwd, dat projectmanagers eenvoudig hun weg konden vinden door bijvoorbeeld de aanvraaglijsten en risicologboeken in de verschillende systemen. Bij het opstarten van een nieuw project in de PM Navigator ging automatisch een workflow lopen, die hen begeleidde in de verschillende stappen naar de juiste applicatie. De informatie die reeds bekend was in de interne systemen, kwam automatisch in de PM Navigator te staan. Zo konden projectmanagers veel sneller door alle verplichte stappen heen, zonder tijdsverlies en met een kleinere kans op fouten.
RHDHV wilde een aantal beheertaken in de PM Navigator zelf kunnen uitvoeren. Daarom konden de workflows in het systeem door de applicatiebeheerders van RHDHV naar eigen voorkeur worden aangepast. Dus als ook er een wijziging kwam in een van de workflows, of er moest een nieuw intern systeem worden toegevoegd, kon RHDHV vlot verder.
RESULTAAT
De PM Navigator heeft enorm bijgedragen aan een soepele overgang naar de nieuwe systemen en processen van RHDHV. De integratie van alle systemen verliep beter, en RHDHV had veel baat bij het stukje ‘self-service’ in de Navigator (het zelf kunnen configureren van de workflows en aangesloten systemen).
Met een groep van 2.000 projectmanagers die dagelijks gebruik maakten van de PM Navigator, werd de nieuwe tool goed en intensief gebruikt. En dat leverde een mooie tijd- en daardoor kostenbesparing op.
