Vervang Excel door een App! Lees hier waarom.

01-06-2021 om 11:53 uur Rohald Boer BlogNieuws
"In Excel ontwikkelde bedrijfstoepassing vormt een risico voor continuïteit."
Vervang Excel voor een App! Verhoog het gebruiksgemak en voorkom risico voor continuïteit.

Hebben jullie ook zoveel Excel sheets in de organisatie? Toch is het verstandig deze te vervangen. Dus vervang Excel door een App!

Excel is een enorm handig hulpmiddel. Zonder technische kennis kun je gegevens ordenen en financiële inzichten opstellen. Van eenvoudige grafieken tot complexe rapportages die gekoppeld zijn aan een database. Waar een programmeur dagen nodig heeft om iets te ontwikkelen, heb je dat vaak in een handomdraai in Excel voor elkaar. En daar schuilt ook het gevaar. Je organisatie is gebaat bij structuur. De winstmarges haal je uit gestandaardiseerde processen die telkens verder verfijnd worden. Wanneer Excel vaker ingezet wordt binnen processen dan loop je een risico op wildgroei.

Waarom moet je Excel vervangen door een App? Een organisatie kiest voor een maatwerk toepassing of voor een standaard applicatie. Bij een standaard applicatie moeten de processen vaak aangepast worden aan de toepassing en bij maatwerk wordt een systeem specifiek voor jouw organisatie ontwikkeld, maar dat vergt een investering. Hierbij kan Excel vaak een interessante tussenstap zijn. Zodra je afhankelijk wordt van Excel en je organisatie er klaar voor is, dan vervang je het proces door een maatwerk app, maar dan weet je ook zeker dat de investering het waard is en kun je de kinderziektes overslaan.

Excel vs. een maatwerk applicatie

De praktijk wijst uit dat veel bedrijven tegen functionele, praktische en technische problemen met Excel-applicaties aanlopen. Excel sheets worden vaak jaren achtereen gebruikt, waardoor ze groot en complex worden. Neem bijvoorbeeld rekensheets voor complexe begrotingen en productieplanningen, gecreëerd op basis van custom scripts en het inladen van data uit externe databases. De complexiteit van zo’n sheet neemt toe, maar hierdoor ook de foutgevoeligheid.

Naast foutgevoeligheid zijn er meer redenen waarom je je Excel-applicatie zou moeten vervangen door een maatwerk applicatie. Hiermee vergroot je namelijk efficiëntie en gebruiksgemak door het verbeteren van interne processen. In deze blog lichten we een aantal van die redenen uit.

1.  Traagheid door omvang en complexiteit

Excel sheets met veel verschillende tabjes en een groot aantal kolommen per tab, bevatten ongekend veel data. Excel is van origine een enorm krachtige rekentool. Berekeningen leg je eenvoudig over meerdere datasets heen, waarna deze automatisch doorwerken op andere getallen. In die zin is Excel zeer zeker handig in gebruik. Toch geldt de regel dat hoe groter de dataset is, hoe meer rekenwerk Excel moet verrichten. Dit resulteert in langere rekentijden en een ontzettend zwaar en traag bestand. Dit komt de efficiency binnen huidige bedrijfsprocessen niet ten goede.

2.  Een gebrek aan overzicht

Als een Excel sheet in het leven wordt geroepen is deze in eerste instantie vaak vrij eenvoudig en overzichtelijk. De complexiteit van zo’n sheet neemt toe op het moment dat steeds nieuwe functionaliteiten worden toegevoegd. Wat we zien in de praktijk is dat dit vaak in de loop der jaren gebeurt. Je ziet dat de kennis versplinterd raakt en dat niemand meer een totaaloverzicht heeft van de exacte werking van alle individuele functionaliteiten. Als je dit afzet tegen een groeiende afhankelijkheid van het bedrijf van zo’n Excel sheet, bijvoorbeeld voor het maken van begrotingen en productieplanningen, kan dat op de lange termijn voor problemen zorgen. Zomaar iets aanpassen in zo’n sheet zonder volledige kennis van het totaal, neemt grote risico’s met zich mee.

3.  Met meerdere collega’s werken in Excel

Naast foutgevoeligheid, traagheid en continuïteit risico’s, is er nog een belangrijke reden waarom je je Excel-applicatie zou moeten vervangen door maatwerk software. Namelijk de beperkingen rondom multi-user gebruik in Excel. Een beperkende factor is bijvoorbeeld dat meerdere gebruikers de sheet niet tegelijkertijd kunnen bewerken. Dit zorgt er nog weleens voor dat kopieën worden gemaakt van de master sheet, waardoor niet iedereen met dezelfde data werkt.

Daarnaast is het loggen van activiteit en wijzigingen in Excel complex. Als meerdere collega’s met dezelfde sheet werken is het niet te achterhalen wanneer en door wie wijzigingen zijn doorgevoerd. Ook dit zorgt ervoor dat overzicht behouden moeilijk wordt. Net als het waarborgen van de kwaliteit van de data.

Ga voor een hogere efficiency met een maatwerk applicatie

Naast genoemde redenen zijn er nog veel meer redenen waarom je voor een maatwerk applicatie zou moeten kiezen. Neem bijvoorbeeld het feit dat geen input of output automatisch gaat. Handelingen in Excel gebeuren voornamelijk handmatig en dat is foutgevoelig. Zoals genoemd zijn al deze redenen en de functionele, praktische en technische problemen die ze veroorzaken goed af te vangen met een maatwerk applicatie.

Nxtapps is onderdeel van Atos, Microsoft Gold Parner en jouw partner in het ontwikkelen van een App op maat. Vakmanschap en maatwerk gecombineerd met de hoogst mogelijke veiligheid is waar wij voor staan. Ben je benieuwd naar hoe wij jou verder kunnen helpen? Lees onze klantcases.

Rohald Boer

Mail Rohald
BlogNieuws
Deel:

Meer weten over wat Nxtapps voor u kan betekenen?

Neem contact op met Rohald Boer
Telefoon 256x256  06 53 11 62 96  |  Mail 256x256  rohald.boer@nxtapps.nl

Stel ons een vraag